核心提示：

    当前，随着农村商业银行各类金融业务的持续快速发展，各类业务数据与日俱增，导致纸质会计档案资料连年倍增，留存、保管占用空间、人力、物力成本巨大，加之安全性、保密性不高，查询不便。因此，科技化、实用化、系统化的电子化会计档案成为时代亟需。

    会计档案管理问题显著

    耗材成本巨大。如今，农商银行业务系统每日报表约有50种，各类月报70多种，年底报表更甚。每天纸质打印资料近百页，月底、年底甚至成千上万页。一家中型支行网点每年需130多箱纸，成本近1万元，加上色带、打印机等各类耗材，合计财务支出1万元以上，对于拥有30余个网点的县级行而言，纸质会计档案成本可见一斑。

    人力物力浪费。在支行每天要由报表管理人员抽出一个小时进行打表、排表，每月月初至少要抽出一天的时间进行打表、排表，还要进行签章、整理、装订。尤其在年终决算后，各网点主管及报表员除了报表外还要抽出1个月的加班时间进行档案的整理上交。同时，大量纸质凭证的腾挪周转、运输打理成本也是不可小觑。

    保管存放困难。伴随近年来会计档案成几何倍数增加，会计传票、凭证、报表等档案资料的移交分类、整理归档、存放保管成为县级行档案管理人员的巨大工程，甚至出现因处理不当导致档案摆放杂乱、无序堆放等现象。由于具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件的现代化、标准化档案室匮乏，因而制约了当前档案规范化管理。

    查阅使用不便。会计凭证定期保存和永久保存的价值在于其作为原始凭证和第一手资料的查找价值。然而，纸质载体本身的局限性决定了出入档案室查找资料的极为不便，甚至会引发泄密、丢失、火患等其他风险，给会计查询和信息保密带来挑战。

    档案电子化极具可行性

    选择性替代，实现会计档案精细化管理。纸质档案和电子档案在选择上应该加以区分，有所甄别。一般而言，农商银行会计档案大致分为三类：一是对于部分永久保存涉及重要的会计档案，如贷款借据资料、诉讼凭据、挂失冻结扣划查询等，同时保留纸质档案并建立电子档案归入电子数据库统一管理；二是对于部分长期保存且相对重要的报表资料，需结合日常工作需要、使用频率、保密程度、应用范围等的不同要求，同时参考纸质版和电子版；三是对于短期保存且保存价值已经不足以支付保存成本的部分会计资料，如本代他通存通兑清单、他代本通存通兑清单、贷款余额明细表、柜员非账务流水等，也可以电子档案取而代之。

    使用有效途径助推会计档案电子化进程。一是手工录入。在人力、时间条件允许的情况下，可以考虑以新系统上线为起点，安排专业人员负责将新系统上线后纸质档案选择性录入计算机，针对新系统上线以前会计档案的历史遗留问题，随着时间的推移也会逐步清理、销毁。二是系统或终端导入。通过技术手段实现现行核心业务系统和各类内部管理报表系统与会计档案电子化数据库对接，在完成历史会计档案转化的同时，与新形成各类会计档案同步更新。三是多媒体技术生成保存，对原有纸质会计档案如传票流水、各类账簿、各类重要的工作登记簿等，借助现代电子设备（如高速照相机、高速扫描仪等）加以处理和保存，以照片、扫描文档甚至光盘、音频、视频等为多样化的多媒体形式为载体，能更直观、更全面、更准确地反映资料面貌，对于会计档案的管理有着独特的作用，对于未来的保存、管理和查阅也有实际意义。

    积极探索会计档案外包等金融配套服务。农商银行可积极探索通过与金融配套服务公司签订《凭证管理服务合同》等，将纸质会计档案交给更为规范化、专业化的金融外包公司进行处理，外包公司逐步反馈档案整理进度和电子档案数据信息。会计档案金融服务外包对于系统内部会计档案管理不够完善的农商银行而言，极具参考价值和借鉴意义。农商银行积极探索会计档案外包服务，不仅能有效节约资源、降低成本，而且还可以使会计档案的管理趋于专业化和精细化，进而实现会计档案管理的科学化、标准化和规范化。农商银行还可以重新配置各种资源，将资源集中于相对优势领域，从而提升自身的竞争优势，增强持续发展能力。

    档案电子化管理应把握重点

    安全性：会计档案管理工作的首要任务就是保障会计档案的安全，纸质档案需在防盗、防火、防潮、放鼠等方面加强防范，而电子档案则更要在病毒防范、存储介质保管、网络安全等方面严控风险、保障安全。

    保密性：会计档案资料泄密会给农商银行、员工以及客户带来巨大的潜在经济风险，可能造成不可估量的损失，因而应从提高人员职业素养，加强人防、技防、物防等诸多方面做好保密工作。

    规范性：会计档案的存放管理必须保证其严肃性和规范性，既要符合人民银行和银监部门的制度规范要求，又要切合农商银行自身日常工作发展的需要。

    可靠性：会计档案的保存管理务必保证其真实性和可靠性，尤其电子档案，应及时做好加密和备份工作，设定相应的访问修改权限，避免关键数据和核心信息被篡改。

    兼容性：会计档案的管理工作还应放开视野、兼容并蓄，既保留传统纸质档案的必要存在，同时选择性大力发展电子档案和信息数据库，甚至未来发展中还可能出现数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。

    智能性：一是会计档案入库管理实现智能化，大力借助智能数据化存储媒介、速照扫描、数据自动归档保存等先进技术在日常办公中实现实用价值。二是会计档案查阅调阅实现智能化，借助互联网技术和现代电子传输技术实现内部资源共享和外部授权权限内查询的功能。